Conditions générales d’organisation d’événements à l’IMREDD
Dans un objectif d’animation de son écosystème et de diffusion scientifique, l’IMREDD met à disposition ses espaces (Learning Center et salles), afin d’organiser des manifestations en lien avec les domaines d’activité stratégique de l’Institut – Energie, Environnement, Mobilité, Risques naturels.
Toute demande d’utilisation de ces espaces est conditionnée à l’acceptation des dispositions suivantes.
- Toute demande de réservation d’espace événementiel doit être réalisée par le biais du formulaire dédié, disponible sur la page Vos Demandes du site de l’IMREDD.
- Dans le cas où la demande est acceptée, seuls les espaces validés peuvent être utilisés par les participants de l’événement.
- L’organisateur s’engage à envoyer au service Animation et Diffusion de l’IMREDD la liste complète de participants au plus tard 24h avant le début de l’événement. Cette liste doit contenir a minima le prénom, le nom, l’adresse mail, et le cas échéant l’organisation du participant. Il incombe à l’organisateur d’informer les participants que leurs données seront partagées avec l’IMREDD.
- Les organisateurs d’événements ouverts au public sont invités à utiliser un outil d’inscription en ligne (p. ex. Eventbrite, HelloAsso, Weezevent…) pour gérer les participants, y compris pour les événements gratuits.
- Le Learning Center de l’IMREDD est équipé d’une solution Zoom Rooms pour les événements hybrides. Si besoin, l’IMREDD peut fournir un lien de réunion Zoom pour l’événement. La connexion à une réunion Microsoft Teams est possible, mais déconseillée (compatibilité très limitée). Si néanmoins l’organisateur décide d’utiliser Teams, aucune assistance technique ne pourra être fournie pour la visioconférence. Aucune autre solution de visioconférence ne peut être utilisée dans cet espace, car non compatible.
- L’utilisation du réseau WIFI Université Côte d’Azur est conditionnée à une demande préalable. L’organisateur de l’événement doit envoyer au service Animation et Diffusion de l’IMREDD, au plus tard 2 jours ouvrables avant l’événement, la liste de personnes qui pourront se connecter au réseau WIFI (personnel d’organisation et/ou participants inscrits). Un identifiant sera ainsi créé pour chaque personne par la Direction des Services Informatiques de l’université. Aucune demande de connexion ne pourra être traitée le jour de l’événement.
- À la fin de l’événement, l’organisateur doit veiller à ce que les espaces soient propres et que le mobilier éventuellement déplacé soit à leur endroit d’origine.
- Aucune modification de l’installation audiovisuelle ne peut être effectuée. Les organisateurs et les participants sont priés de ne pas débrancher les équipements et périphériques des salles.
- La consommation de boissons et nourriture est autorisée uniquement dans l’espace dédié à cette finalité (terrasse) et interdite dans le Learning Center, les salles de réunion et les salles de cours.
- Tout service de traiteur doit assurer la propreté de l’espace à la fin de l’événement : collecte des déchets, nettoyage d’éventuels déversements, etc.
Learning Center
Le Learning Center est un espace ouvert de conférences et d’échanges qui s’étend sur deux niveaux. Il est composé de 3 zones : Conférences (gradins), RDC (tables rondes, cabines ouvertes et fauteuils) et Entresol (tables longues et fauteuils). Il s’agit d’un lieu de passage et de rencontres entre les différents usagers de l’IMREDD – étudiants, chercheurs, enseignants, personnel, partenaires industriels et institutionnels. Du fait de cette ouverture et du caractère de passage du Learning Center, il est à noter que la confidentialité des échanges et des présentations réalisés n’y est pas garantie. Ainsi, le Learning Center ne convient pas aux réunions ou présentations à caractère confidentiel.
Lors d’une réservation événementielle du Learning Center, les usagers de l’IMREDD peuvent continuer à utiliser les espaces de travail non-utilisés à proximité, à condition que cela n’interfère pas avec l’événement en cours (travail en silence).
• Capacité : 100 personnes (gradins)
• Écrans de Projection HDMI
• Visioconférence / streaming (via Zoom)
• Équipements compatibles Mac / PC
• Hauteur sous plafond : 5,70m
• Pupitre
• Sonorisation (2 microphones)
• Lumière du jour
Salles de réunion
Le bâtiment de l’IMREDD possède 7 salles de réunion.
• Étage : rez-de-chaussée
• Capacité : 14 personnes
• Ordinateur avec écran tactile 75 » avec caméra et microphone pour visioconférence (pouvant être utilisé comme écran de projection HDMI)
• Visioconférence uniquement avec l’ordinateur de la salle (utilisez votre propre compte Zoom ou Teams)
• Lumière du jour
Salles de formation
Le bâtiment de l’IMREDD possède une dizaine de salles de cours destinées prioritairement aux activités pédagogiques d’Université Côte d’Azur. Ces salles peuvent accueillir entre 26 et 46 personnes et sont équipées de tableaux blancs et de vidéoprojecteur ou d’ordinateur avec écran tactile. Certaines sont également équipées de matériel de visioconférence. Elles peuvent être réservées pour un événement spécifique : formation, atelier, grande réunion…, sur demande et sous réserve de disponibilité.
• Étages : R+1 ou R+2
• Capacité : 30 à 46 personnes
• Tableau blanc
• Vidéoprojecteur
• Tables et chaises classiques (avec ou sans roulettes)
• Lumière du jour
Terrasse
Cet espace de convivialité est destiné à accueillir les repas, cocktails et buffets. Il s’agit du seul espace où la consommation de boissons et nourriture est autorisée. Il n’est accessible que par beau temps, du 1er avril au 30 septembre.
Située à l’étage R+2, la terrasse est équipée de tables, chaises, tables basses et fauteuils. Il peut accueillir jusqu’à 100 personnes en cocktail ou 52 personnes assises. Aucun mobilier ne peut être retiré pour modifier la capacité de l’espace.
• Étage : R+2
• Capacité cocktail : 100 personnes
• Capacité assise : 52 personnes (24 à table, 28 fauteuils)
• 2 Tables à manger (100 x 250 cm)
• 3 Tables hautes (80 x 80 cm)
• Espace découvert, ombragé
• Prise de courant sur demande
• Table buffet sur demande
• Pas de point d’eau à proximité
